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Meldung
12.02.2013 Kategorie: IHK-Meldungen

Europäischer Zahlungsverkehr - Sicher durch die Umstellung auf SEPA

Die Umstellung auf den Europäischen Zahlungsverkehr rückt näher. Ab dem 01. Februar 2014 wird das neue SEPA-Lastschriftverfahren zur Pflicht für alle Bankkunden. Die EU-Verordnung schreibt den Mitgliedsstaaten darüber hinaus vor, bis zum 1. Februar 2013 Strafen für Verstöße festzulegen und die Implementierung der Verordnung zu überwachen (Artikel 10).

Die Entscheidung für SEPA wird grundlegenden Einfluss auf Zahlungs- und Abrechnungsprozesse haben und Unternehmen und Organisationen, besonders jenen mit hohem Lastschriftaufkommen  weitreichende Umstellungsmaßnahmen abverlangen - und das zeitnah. Für eine optimale Realisierung des Lastschriftverfahrens müssen zahlreiche organisatorische und systemische Schnittstellen berücksichtigt und beteiligte Personen frühzeitig eingebunden werden. Das betrifft nicht nur Fachbereiche und die IT. Das Thema SEPA zieht wesentlich weitere Kreise, von der Personalbuchhaltung bis hin zu Vertriebs- und Kundenservice-Einheiten.

Unternehmen müssen ihren Status ermitteln

Erste Erfahrungen zeigen, dass die vollständige Implementierung des SEPA-Verfahrens bis zu sechs Monate in Anspruch nimmt, bei großen Unternehmen und Konzernen sogar bis zu achtzehn Monaten. Um den Jahreswechsel nicht zu belasten, empfiehlt sich eine Umstellung sogar bis spätestens 30.11.2013. Um die Kosten möglichst gering zu halten, sollte die Umdeutung der bestehenden Lastschriften mit bereits vorgesehenen Informationsflüssen an Kunden zusammengelegt werden. Dies sollte möglichst schon im ersten Quartal 2013 durchgeführt werden. 

Die Umsetzung innerhalb eines Zeitrahmens von sechs bis 18 Monaten ist nur bei vorausschauender Planung und unter Berücksichtigung des Projektgeschehens innerhalb eines Unternehmens realistisch. Daher ist es sinnvoll, bereits heute entsprechende Maßnahmen zur Implementierung und Umsetzung zu planen, seine individuellen SEPA - Anforderungen zu ermitteln und Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Systeme und Daten- und Dokumentenflüsse zu analysieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen sich über folgende Aspekte im Klaren sein:

  1. Wie viele Lastschriften werden monatlich und jährlich eingezogen?
  2. Wie ist das Verhältnis von Lastschriften zu anderen eingesetzten Zahlungsarten?
  3. Wer ist gesamtverantwortlich für die Umsetzung von SEPA im Unternehmen?
  4. Welche Systeme sind mittelbar und unmittelbar betroffen?
  5. Was muss neu implementiert oder angepasst werden?
  6. Welche Prozesse und Personengruppen sind betroffen?
  7. Welche Schnittstellen zu Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten oder Banken gibt es?
  8. Welche Risiken können wann auftreten und in welchem Ausmaß?
  9. Welche Chancen und Potentiale können genutzt werden?

SEPA stellt höhere Anforderungen an die Datenqualität

Der europäische Zahlungsverkehr hat für Unternehmen viele Vorteile, beispielsweise kann der Cashflow durch schnellere Buchungszeiten deutlich beschleunigt werden, die Kommunikation mit Kunden wird durch die Pre-Notification-Regelung deutlich intensiviert. Auf der anderen Seite stehen jedoch Risiken, die Unternehmen und Organisationen im Vorfeld ausreichend betrachten sollten. Das betrifft zum einen den durch die Umstellung zwangsläufig entstehenden Investitionsbedarf sowie neue Anforderungen an Systeme und Mitarbeiter. Betrachtet man die wesentlichen Änderungen, die mit der Umstellung auf SEPA insgesamt einhergehen, ist darüber hinaus der Aspekt der Datenqualität im Zuge der Umstellung nicht zu unterschätzen. Das betrifft insbesondere die Anforderungen an die Mandatsverwaltung im Hinblick auf Kundenstammdaten. Hier ergeben sich durch die Umstellung auf SEPA einige Fragen im Bezug auf die Datenqualität:

  1. Sind von allen Kunden die IBAN und BIC vollständig und richtig vorhanden?
  2. Können im Falle von vertragsbezogenen Mandaten diese eindeutig den Verträgen zugeordnet werden?
  3. Welche Auswirkungen haben Dubletten auf die korrekte Zuordnung und Auffindbarkeit von Mandaten?
  4. Kann die derzeitige Zahlungsverkehrs- / Bankingsoftware die neuen SEPA - Formate erzeugen und verarbeiten?
  5. Sind alle Daten richtig und vollständig zur Vorberechnung der Pre-Notification vorhanden?

Diese Anforderungen stellen Unternehmen vor einige technische sowie prozessuale Herausforderungen. Angesichts der Tatsache, dass die Möglichkeiten zur Umsetzung der SEPA - Anforderungen so individuell sind wie die Unternehmen selbst, ist es also sehr wichtig, dass Unternehmen in der Lage sind, ihren derzeitigen Standort zu bestimmen, um daraus das richtige Ziel zu definieren und entsprechende Ressourcen einzuplanen. Und das in sehr kurzer Zeit.

Die folgenden zehn Kategorien sind im Rahmen einer Reifegradanalyse hinsichtlich der SEPA - Konformität im Unternehmen und Organisation besonders bewertungsrelevant:

  1. Geschäftsgrundlagen und Vorgehensmodell
  2. Zahlungsdienstleister
  3. Mandate erzeugen und speichern
  4. Mandate wandeln und ändern
  5. Vorlauf und Benachrichtigung
  6. Referenzierung
  7. Daten und Formate
  8. Systeme
  9. Prozesse und Verantwortlichkeiten
  10. Schriftgut

Die Erfahrungen zeigen, dass mit Hilfe solch einer Analyse und den daraus gewonnen Erkenntnissen erst eine detaillierte Projektplanung und erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen möglich ist. Die SEPA - Roolbooks  stellen zwar ein umfangreiches Rahmenwerk für den einheitlichen Europäischen Zahlungsverkehr zur Verfügung. Der Umsetzungsbedarf ist aber so individuell wie die Unternehmen und ihre Prozesse es sind.

Autor:  Marco Geuer
Leiter SEPA Competence Center, ACT Gruppe

 

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